Så väljer du rätt TMS för er verksamhet
Se hur ett TMS kan hjälpa dig effektivisera din distribution
Med pinDeliver digitaliserar du ditt logistikflöde och blir mer effektiv.
Ett transportledningssystem (TMS) kan göra stor skillnad för hur effektivt, hållbart och kundvänligt er logistik fungerar. Men med många system på marknaden kan det vara svårt att veta vilket som är rätt för just er verksamhet.
I den här guiden går vi steg för steg igenom vad ni bör tänka på – från att kartlägga era behov till att jämföra funktioner, undvika vanliga misstag och räkna på den långsiktiga nyttan.
Steg 1: Kartlägg era behov
Innan ni jämför olika TMS är det viktigt att förstå era egna behov. Ett transportledningssystem måste stödja just er typ av verksamhet – oavsett om ni är transportör, grossist eller e-handlare.
Börja med att se över era transportflöden: hur många leveranser hanterar ni, vilka rutter körs och vilka problem återkommer? Vanliga utmaningar är manuellt arbete i Excel, brist på spårbarhet eller svårt att hantera ändringar i sista minuten.
Glöm inte godsmottagarnas krav – många efterfrågar idag digital signatur, realtidsinformation och hållbarhetsdata. Sätt också mål för framtiden: ska ni växa i volym, arbeta mer med elfordon eller koppla på fler integrationer?
En tydlig behovsbild gör det lättare att jämföra system och välja ett TMS som både löser dagens utmaningar och är redo för framtiden.
Steg 2: Viktiga funktioner att jämföra
När ni vet vilka behov ni har är nästa steg att jämföra funktionerna i olika TMS. Ett bra transportledningssystem ska underlätta både planering och uppföljning – men exakt vilka funktioner som är avgörande beror på er verksamhet.
Många företag hanterar idag både högintensiv distribution med många stopp per fordon och korta ledtider med snabba förändringar. Då krävs ett system som klarar båda delarna: att optimera täta rutter, hantera ändringar i realtid och samtidigt vara flexibelt nog för att snabbt planera om när förutsättningarna ändras.
Några centrala funktioner att titta extra på är:
Ruttoptimering och planering – för att spara tid, bränsle och resurser.
Spårbarhet i realtid – ge både er och kunderna full översikt.
Digital signatur och dokumenthantering – minska pappersarbete och fel.
Integrationer – koppla ihop TMS:et med befintliga system som affärssystem eller lager.
Hållbarhetsfunktioner – till exempel CO₂-kalkyler och stöd för elfordon.
Genom att väga funktionerna mot era behov undviker ni att fastna i onödiga tillägg och kan istället fokusera på det som ger störst värde i vardagen.
Steg 3: Skalbarhet och framtidssäkring
När ni investerar i ett nytt TMS är det inte bara dagens behov som spelar roll – systemet måste också klara morgondagens krav. Ett transportledningssystem är en långsiktig lösning, och därför är skalbarhet och flexibilitet avgörande för att ni inte ska behöva byta igen om några år.
Modernt TMS vs. klassiskt TMS
Äldre, mer klassiska TMS-lösningar är ofta byggda för att lösa ett specifikt problem, till exempel orderhantering eller ruttplanering. De kan fungera bra på kort sikt, men är ofta svåra att anpassa när verksamheten förändras. Uppdateringar kan vara dyra, integrationer begränsade och användarupplevelsen stel.
Ett modernt TMS är däremot utvecklat för att vara dynamiskt, molnbaserat och byggt på en modern bottenplatta. Det gör att systemet är enklare att integrera med andra affärssystem, lagerlösningar, telematik och hållbarhetsverktyg. Där äldre system ofta kräver specialanpassningar för att dela data, kan moderna plattformar smidigt kopplas ihop och utbyta information i realtid. Det ger både bättre datakvalitet och en mer automatiserad vardag.
Framtidssäkring av er investering
Fråga er själva:
Kan TMS:et hantera fler fordon, nya leveransområden och ökade volymer utan att bli långsamt eller krångligt?
Är bottenplattan flexibel nog för att integrera nya system och datakällor framöver?
Finns det stöd för teknologier som telematik och automatiserad rapportering?
Är leverantören aktiv med utveckling och uppdateringar, eller riskerar systemet att snabbt bli föråldrat?
Genom att välja ett TMS som är byggt för tillväxt och med en modern teknisk grund, får ni en lösning som både fungerar idag och är redo för framtidens krav på digitalisering, integrationer och hållbarhet.
Steg 4: Användarvänlighet och support
Även det mest funktionsrika TMS riskerar att bli oanvänt om det är svårt att förstå eller krångligt att arbeta i. Därför är användarvänlighet en av de viktigaste faktorerna när ni väljer system.
Varför användarvänlighet är avgörande
I många klassiska TMS-lösningar är gränssnittet utvecklat mer för systemets logik än för användarens vardag. Det gör att utbildningstiden blir lång, felrisken ökar och systemet upplevs som ett hinder istället för ett stöd. Ett modernt TMS bygger däremot på intuitiv design, där användaren snabbt förstår hur rutterna planeras, hur ändringar hanteras och hur rapporter tas fram. Ju enklare systemet är att använda, desto snabbare ser ni resultat av investeringen.
Bra support gör skillnaden
Ett TMS är en central del av er logistik, vilket gör att tillgänglig support och utbildning är avgörande. Här skiljer sig leverantörerna mycket åt. Fråga er:
Finns det en tydlig onboardingprocess med utbildningsmaterial?
Ingår proaktiv hjälp, till exempel vid uppdateringar eller nya funktioner?
Ett system med stark support gör inte bara implementationen smidigare utan säkerställer också att ni kan växa med lösningen.
Kombinationen som fungerar
Det bästa är en kombination av ett modernt, användarvänligt gränssnitt och en leverantör som finns där när ni behöver hjälp. På så sätt blir TMS:et inte bara ett IT-verktyg, utan en partner i er dagliga verksamhet.
Steg 5: Kostnadsbild och ROI
Priset på ett TMS varierar beroende på leverantör. Vissa tar betalt per användare, medan andra tar betalt per stopp – där volymen avgör kostnaden.
En prissättning per stopp gör ofta kostnaden mer rättvis och förutsägbar, eftersom den följer den faktiska leveransvolymen snarare än antalet personer som behöver tillgång till systemet.
Oavsett bör kostnaden alltid vägas mot den nytta systemet ger. Räkna in besparingar i tid, minskat manuellt arbete, bättre ruttoptimering och ökad kundnöjdhet. Ett TMS som känns dyrare på pappret kan ofta ge högre avkastning om det effektiviserar hela transportkedjan.
Fokusera därför inte enbart på licenskostnaden – utan på den totala ROI:n (Return on Investment) för verksamheten.
Läs om hur GDL sparade 30% av en trafikledares arbete genom att använda pinDelivers TMS
Vanliga misstag att undvika
Många företag gör misstaget att välja ett TMS utifrån pris eller en enskild funktion – istället för att se till helheten. Andra underskattar hur viktigt det är med användarvänlighet och bra support, vilket gör att systemet aldrig används fullt ut.
Ett annat vanligt misstag är att välja ett system som inte är byggt för framtiden. Äldre lösningar kan fungera idag, men blir snabbt en bromskloss när kraven på integrationer, hållbarhet och realtidsdata ökar.
Genom att undvika dessa fallgropar sparar ni både tid och pengar – och säkerställer att ert TMS faktiskt ger den effekt ni vill ha.
Checklista: Så väljer ni rätt TMS
✔️ Kartlägg era behov – både interna och kundernas krav
✔️ Jämför de funktioner som är viktigast för er vardag
✔️ Säkerställ att systemet har en modern bottenplatta och kan växa med er
✔️ Välj en lösning som är enkel att använda för hela organisationen
✔️ Kontrollera att support och utbildning motsvarar era behov
✔️ Räkna på den långsiktiga ROI:n, inte bara licenskostnaden
✔️ Undvik äldre system som riskerar att bli en bromskloss för utvecklingen
Att välja rätt TMS handlar inte bara om att hitta ett system som fungerar idag – utan om att investera i en lösning som kan växa med er verksamhet. Genom att kartlägga era behov, jämföra de viktigaste funktionerna och säkerställa att systemet bygger på en modern bottenplatta, lägger ni grunden för en effektivare, mer hållbar och kundvänlig logistik.
Rätt TMS blir inte bara ett verktyg – det blir en strategisk partner som stärker er konkurrenskraft på lång sikt.
Läs mer om varför Martin & Servera valde pinDeliver som TMS.
Vill du se hur ett modernt TMS kan funka för din verksamhet?
Vill du satsa på en digitaliserad logistik och få en mer hållbar verksamhet?
Prata med oss om hur det kan se ut.
