En guide till samordnad varudistribution för kommuner och regioner
Se hur ett systemstöd kan hjälpa er få hållbara logistikflöden
En guide till samordnad varudistribution för kommuner och regioner.
KOSTNADSFRI GUIDE
Hållbara logistikflöden börjar med systemstöd
Denna guide bygger på vår samlade erfarenhet från såväl kommuner som transportörer som redan arbetar med kommunal samordnad varudistribution i praktiken.
- Hur ett systemstöd hjälper er med samordnad varudistribution
- Konkreta krav att ställa
- Nyckeln till en lyckad upphandling
Kommuner hanterar varje dag ett stort antal leveranser till verksamheter som skolor, äldreboenden, kontor och vårdinrättningar. I många fall sker leveranserna direkt från varje leverantör till varje mottagare, vilket kan innebära många transporter till samma plats.
Samordnad varudistribution är en modell som används för att organisera dessa leveranser mer effektivt. Genom att samordna transporterna kan kommuner minska antalet leveranser, förbättra planeringen av distributionen och skapa bättre kontroll över sina transportflöden.
I den här artikeln går vi igenom:
vad samordnad varudistribution innebär
hur modellen fungerar i praktiken
vilka effekter kommuner och regioner kan uppnå
varför ett systemstöd behövs
vad man bör tänka på vid införande
Vad är samordnad varudistribution?
Samordnad varudistribution innebär att leveranser från flera leverantörer samlas och distribueras gemensamt till mottagare inom en kommun eller region.
Istället för att varje leverantör kör direkt till varje verksamhet sker leveranserna via en samordningspunkt där godset konsolideras och planeras om till optimerade distributionsrutter.
Det innebär att kommunen går från många separata transporter till ett mer strukturerat distributionssystem.
Modellen används i dag av många kommuner som ett sätt att skapa mer effektiva och hållbara transportlösningar.
Hur fungerar samordnad varudistribution i praktiken?
I praktiken handlar samordnad varudistribution om att skapa ett mer genomtänkt flöde för inkommande varor. Leveranser tas emot, samlas upp och fördelas vidare utifrån mottagarnas behov, leveransdagar och geografiska läge. Det gör det möjligt att planera körningarna mer samlat, minska onödiga stopp och använda transportkapaciteten bättre i det dagliga arbetet.
I figuren nedan illustreras skillnaden mellan många separata direktleveranser och ett samordnat upplägg där leveranserna konsolideras och distribueras mer effektivt.
Källa: Ljungberg, D et al 2012. Lokal matlogistik. Rapport 55, 131p, ISSN: 1654-9406. Institutionen för energi och teknik, Sveriges lantbruksuniversitet. Uppsala [http://pub.epsilon.slu.se/9364/]
Varför inför flera kommuner samordnad varudistribution?
Det finns flera skäl till att samordnad varudistribution har fått stor spridning i Sverige. För många kommuner handlar det inte bara om att minska antalet transporter, utan också om att skapa en mer hållbar, förutsägbar och styrbar logistik i vardagen. När leveranser till exempelvis skolor, förskolor, vårdboenden och andra verksamheter samordnas går det att minska onödiga körningar, förbättra planeringen och få bättre överblick över hela distributionsflödet.
Minskad miljöpåverkan
Transporter står för en betydande del av klimatutsläppen, vilket gör transporteffektivisering till en viktig fråga för både kommuner och regioner. Enligt Naturvårdsverket står inrikes transporter för en dryg tredjedel av Sveriges totala utsläpp av växthusgaser, och huvuddelen av dessa utsläpp kommer från vägtrafiken. Det gör att varje åtgärd som minskar antalet körda kilometer, tomkörning eller onödigt många leveranser kan bidra till lägre klimatpåverkan.
Samordnad varudistribution är därför intressant ur ett klimatperspektiv. I stället för att flera leverantörer kör var för sig till samma mottagare kan gods samlas och köras ut mer samlat. Det innebär ofta färre fordon i rörelse, bättre fyllnadsgrad och bättre möjligheter att planera rutter på ett effektivt sätt. Energimyndigheten lyfter också att transportsektorn står för omkring en tredjedel av Sveriges utsläpp av växthusgaser, vilket understryker hur viktig denna typ av effektivisering är i omställningen.
Effektivare leveranser
En annan viktig anledning är att samordning ofta leder till effektivare leveranser. När godsflöden planeras gemensamt blir det lättare att skapa smartare turer och undvika att flera fordon kör till samma plats vid olika tider under samma dag. Det ger bättre resursutnyttjande och mer struktur i distributionen.
I praktiken kan det leda till:
färre transporter
bättre fyllnadsgrad i fordon
mer förutsägbara leveranser
mindre störningar hos mottagande verksamheter
Det här är särskilt relevant i offentlig verksamhet där många mottagare har begränsad tid och yta för att hantera många separata leveranser. När leveranserna blir färre och mer samlade kan både transportledet och mottagarsidan arbeta mer effektivt.
Bättre kontroll över logistiken
Många kommuner saknar i dag en samlad bild av sina transportflöden. Leveranser sker från flera olika leverantörer, via olika transportörer och med varierande grad av uppföljning. Det kan göra det svårt att svara på grundläggande frågor som hur många leveranser som faktiskt sker, vilka rutter som körs, hur transportkostnaderna utvecklas eller var det finns ineffektivitet i flödet.
Genom att samordna distributionen skapas bättre insyn i exempelvis:
leveranser
volymer
transportkostnader
avvikelser och leveransprecision
Det ger bättre förutsättningar att följa upp verksamheten över tid och fatta mer datadrivna beslut. Samordnad varudistribution blir därmed inte bara en transportlösning, utan också ett sätt att skapa bättre styrning och kontroll över logistiken som helhet.
En modell som passar offentliga flöden
Samordnad varudistribution har också vuxit eftersom den är väl anpassad till hur offentliga leveranser faktiskt ser ut. Många verksamheter får återkommande leveranser från flera olika leverantörer, ofta till samma adresser och inom samma geografiska område. Det gör att det finns stor potential att samordna flöden som annars blir splittrade och resurskrävande.
Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) beskriver samordnad varudistribution som en modell där varan skiljs från transporten i separata upphandlingar, vilket gör det möjligt att styra transporterna mer samlat och skapa bättre förutsättningar för effektiv distribution till offentliga verksamheter.
pinDeliver vinner upphandling av logistiksystem i Uppsala kommun
“För oss är det viktigt att ha ett systemstöd som ger god överblick över planering, genomförande och uppföljning av våra transporter. De lösningar som nu upphandlats skapar bättre förutsättningar för struktur och spårbarhet i våra transporter“, säger Jessica Paulsen, avdelningschef Fordons- och transportservice.
Varför behövs ett systemstöd för logistik?
Samordnad varudistribution är inte bara en fråga om att samla leveranser och köra smartare rutter. För att modellen ska fungera i praktiken krävs också ett systemstöd (t.ex. ett Transportledningssystem (TMS)) som kan hålla ihop hela flödet – från order och planering till leverans, uppföljning och analys. Utan rätt digitalt stöd finns en risk att samordningen blir personberoende, svår att överblicka och tung att administrera.
När flera leverantörer, mottagare, transporter och stopp ska hanteras inom samma distributionsupplägg räcker det sällan med manuella arbetssätt, kalkylblad eller separata system som inte kommunicerar med varandra. Det behövs ett system som gör det möjligt att planera, styra och följa upp logistiken på ett mer samlat sätt.
Samordning ställer högre krav på struktur
I en traditionell leveransmodell går gods ofta direkt från leverantör till mottagare. I samordnad varudistribution blir flödet mer komplext. Gods ska ofta tas emot vid en samlastnings- eller konsolideringspunkt, sorteras, planeras vidare och sedan distribueras ut till rätt verksamheter i rätt tid. Samtidigt behöver man kunna hantera förändringar, avvikelser och löpande prioriteringar i den dagliga driften.
Det innebär att det snabbt uppstår behov av att kunna hålla ordning på frågor som:
vilka order som har kommit in
vilka mottagare som ska få leverans
vilka leveranser som kan samordnas
hur rutterna bör planeras
vad som är lastat, levererat eller avvikande
hur transporterna faktiskt har genomförts
När detta ska hanteras i större skala blir ett systemstöd inte bara ett administrativt hjälpmedel, utan en central del av själva logistikmodellen.
Att tänka på vid upphandling
Många kommuner upphandlar samordnad varudistribution genom att vända sig mot transportörer och upptäcker först i efterhand att ett systemstöd är avgörande för hur väl distribution, kontroll och uppföljning fungerar i praktiken. Därför är det viktigt att redan i upphandlingsfasen säkerställa att rätt krav ställs. Nedan sammanfattar vi centrala funktioner och egenskaper att ta hänsyn till vid en upphandling.
Relevanta krav är avgörande
Det är naturligt att vilja säkerställa god kvalitet på funktionalitet, användbarhet och trygg drift genom att ställa tydliga krav. Samtidigt ser vi att alltför omfattande eller administrativt detaljerade krav ibland får motsatt effekt. Det kan handla om väldigt snävt formulerade krav som i sammanhanget bidrar med väldigt lite, men tyvärr kan leda till att färre aktörer svarar på upphandlingen och därmed får vi en minskad konkurrenssituation – trots att det funnits lösningar som i praktiken hade mött verksamhetens behov.
Krav som exempelvis rör interna administrativa arbetssätt eller tekniska detaljlösningar bidrar inte nödvändigtvis till bättre styrning, effektivare distribution eller ökad kvalitet. Sådana krav riskerar att:
begränsa innovation och utveckling
minska konkurrensen
försvåra implementering
skapa onödig komplexitet
Vad bör man fokusera på?
Den stora effekten uppnås när upphandlingen fokuserar på relevanta krav som säkerställer att systemstödet kan möta verksamhetens behov. I första hand bör man säkerställa att lösningen kan:
planera och optimera rutter samt resursnyttjandet effektivt
stödja fasta turer och att mixa med sporadiska stopp
ge realtidsöversikt över leveranser
hantera konsoliderade ordrar och flera leverantörer
hantera eventuella returer och inhämtningar av t.ex. pallar, SRS, rullburar m.m.
möjliggöra spårbarhet och kvittens
generera relevant uppföljningsunderlag
stödja avvikelsehantering och kvalitetsarbete
Därför bör säkerhet och datalagring vägas in vid val av systemstöd
Ett systemstöd för samordnad varudistribution behöver inte bara stödja den dagliga driften, utan också vara ett tryggt val ur säkerhets- och cybersäkerhetsperspektiv.
När logistikflöden digitaliseras och blir mer integrerade med verksamhetens övriga processer ökar betydelsen av säker datalagring och robusta tekniska miljöer.
För verksamheter som omfattas av NIS2, eller som levererar till organisationer där dessa krav påverkar upphandling och IT-miljö, kan svenska alternativ vara särskilt relevanta.
Ett svenskt systemstöd med datalagring i Sverige – som pinDeliver – kan ge bättre förutsättningar för kontroll, närhet och dialog kring frågor som rör informationssäkerhet, drift och regelefterlevnad. NIS2 ställer tydligare krav på bland annat riskhantering och rapportering, och omfattar fler aktörer än tidigare.
Ladda ner vår guide om systemstöd för samordnad varudistribution
Vill du fördjupa dig ytterligare i hur ett systemstöd kan användas för en effektiv samordnad varudistribution?
Vi har tagit fram en guide som riktar sig till kommuner och regioner som ännu inte tagit klivet till samordnad varudistribution, eller som vill få bättre insyn i flöden som körs av upphandlade transportörer.
Guiden går igenom:
effekten av att digitalisera sina flöden
nyckeln till minskad resursåtgång
vilken krav man bör ställa vid upphandling av en transportör eller ett systemstöd
Vill du se hur andra kommuner och deras transportörer använder ett systemstöd?
Vill du satsa på en digitaliserad logistik och få en mer hållbar verksamhet?
Prata med oss om hur det kan se ut.
