Så ger ett digitaliserat transportflöde ledningen bättre beslutsunderlag
Se hur ett TMS kan hjälpa dig effektivisera din distribution
Med pinDeliver digitaliserar du ditt logistikflöde och blir mer effektiv.
Ordern finns i affärssystemet. Lagret arbetar i ett WMS. Transportledaren har sin planering och chauffören vet vad som händer ute på vägen. Ändå är det vanligt att ingen har hela bilden av transportflödet: vad som planerades, vad som förändrades under transporten och hur leveransen faktiskt slutade.
När ledningen sedan ska följa upp resultaten och fatta beslut blir det svårt att få en övergripande bild när informationen är utspridd i olika system, eller fortfarande hanteras manuellt med penna och papper.
Varför digitalisera transportflödet?
När transportflödet digitaliseras kan den informationen knytas samman – från order och transportplanering till det som händer ute på vägen och vid leveransen. Händelser som tidigare hanterades manuellt eller av enskilda medarbetare kan då bli synliga som en del av samma digitala flöde.
För ledningen innebär det ett bättre beslutsunderlag. Inte för att ledningen behöver följa varje bil på en karta, utan för att återkommande väntetider, bomkörningar, omplaneringar och informationsmissar kan påverka kostnader, kundlöften och möjligheten att växa.
Målet är därför inte att samla mer transportdata för sakens skull, utan att skapa en kortare väg från det som händer i transportflödet till den som behöver agera. Det ger också ledningen bättre förutsättningar att skilja en tillfällig störning från ett strukturellt problem.
När information från order, lager, transportplanering och leveransutfall kan följa samma flöde blir det lättare att förstå hur transporterna faktiskt fungerar, var problemen uppstår och var det finns potential att förbättra logistiken.
Vad är ett digitaliserat transportflöde?
I en verksamhet där transporterna hanteras manuellt finns mycket av informationen redan, men den är ofta utspridd och svår att använda.
Transportplaneringen kanske görs i Excel. Förändringar kommuniceras via telefon. Chauffören har information som transportledningen saknar och kundtjänst behöver ringa vidare för att ta reda på vad som hänt med en leverans.
En avvikelse kan lösas snabbt av en erfaren medarbetare, men det som hände lämnar inget tydligt digitalt spår. Verksamheten fungerar, men blir beroende av att rätt person har rätt information i huvudet vid rätt tillfälle.
Ett digitaliserat transportflöde innebär att informationen i stället kan följa transporten genom hela processen. Det gör det möjligt att fånga information om:
| Steg i transportflödet | Information som fångas |
|---|---|
| 01. Leveransuppdrag | Ordernummer, avsändare, mottagare, leveransadress, godsmängd, vikt, volym och önskat leveransfönster. |
| 02. Transportplanering | Tilldelade fordon, chaufförer, transportkapacitet, planerad tidsåtgång och resursbehov. |
| 03. Ruttplanering | Planerad körsträcka, antal stopp, stoppordning, beräknade ankomsttider och fyllnadsgrad. |
| 04. Transport | Faktisk körsträcka, position, ankomst- och avgångstider, genomförda stopp och förändringar i rutten. |
| 05. Leverans | Faktisk leveranstid, leveransstatus, levererad godsmängd och om leveransen genomfördes inom utlovat tidsfönster. |
| 06. Avvikelser | Förseningar, misslyckade leveransförsök, skadat eller saknat gods, avvikelseorsaker och vidtagna åtgärder. |
| 07. Mottagarkommunikation | Skickade leveransaviseringar, uppdaterade ankomsttider, mottagarens instruktioner och eventuella ändringar av leveransen. |
| 08. Leveranskvittens | Tidpunkt för kvittens, mottagarens signatur, fotodokumentation och eventuella kommentarer vid överlämning. |
Ett modernt TMS kan samla flera av dessa delar i samma transportflöde. I stället för att planering, genomförande och återrapportering hanteras som separata aktiviteter skapas en digital kedja från transportplan till genomförd leverans.
När informationen följer med genom hela transportflödet blir det möjligt att följa upp det dagliga arbetet och omvandla insikterna till värdefulla beslutsunderlag för ledningsgruppen.
Fem frågor som visar hur bra beslutsunderlag ni har i dag
Ett sätt att bedöma hur synligt transportflödet faktiskt är för verksamheten är att försöka svara på fem frågor:
Om flera av frågorna är svåra att besvara är problemet inte nödvändigtvis att informationen saknas. Den kan redan finnas, men vara utspridd mellan system, manuella arbetssätt och enskilda medarbetare.
För att informationen ska kunna bli ett användbart beslutsunderlag behöver de glappen först knytas ihop.
Från manuella informationsglapp till ett sammanhängande transportflöde
Ett bättre beslutsunderlag börjar inte med fler rapporter. Det börjar med att rätt information faktiskt registreras.
För verksamheter som fortfarande arbetar manuellt finns det ofta informationsglapp mellan order, lager, transportledning, chaufför och mottagare.
För att skapa ett sammanhängande transportflöde behöver informationen kunna följa med hela vägen från verksamhetens system och lagerprocesser till transportplaneringen, vidare ut till chauffören och slutligen till mottagaren.
Från order och lager till transportplaneringen
Affärssystemet känner till ordern och kunden. På lagret finns information om vad som ska lämna verksamheten. Nästa steg är att se till att relevant information också följer med när transporten ska planeras och genomföras.
När information behöver föras över manuellt mellan olika delar av verksamheten ökar risken för dubbelregistrering, missförstånd och att förändringar inte når hela vägen fram.
Ett modernt TMS kan skapa en digital länk mellan informationen som redan finns och transporten som ska genomföras. Det kan handla om att koppla samman befintliga system, men också om att digitalisera hanteringen närmare lagret och terminalen.
Med pinDelivers HubbApp kan exempelvis gods skannas vid ankomst, sortering och lastning, så att det som händer fysiskt också blir synligt i det digitala transportflödet. pinDeliver kan även integreras med ERP, WMS, TA-system och andra TMS när information behöver hämtas från befintliga system.
Från transportplan till det som faktiskt händer på vägen
En transportplan beskriver vad som ska hända. Men när chauffören lämnar terminalen möter planen verkligheten.
En leverans blir sen. En mottagare är inte på plats. Ett stopp genomförs i en annan ordning. En leverans kan inte genomföras. För kylda och frysta transporter kan även temperaturen under transporten vara viktig.
Om de här händelserna inte registreras blir det svårt att använda dem när transporten väl är avslutad. Med en digital chaufförsapp kan chauffören arbeta med sin leveransinformation och registrera relevanta händelser direkt ute i transportflödet.
Det skapar ett digitalt spår mellan transportplanen och det faktiska utfallet.
Från transporthändelsen till mottagaren
I ett manuellt transportflöde hamnar mottagaren ofta sist i informationskedjan.
När informationen är otydlig uppstår frågorna i stället hos kundtjänst:
När kommer leveransen? Är den försenad? Har chauffören varit här?
Varje fråga kräver i sin tur att någon tar reda på vad som har hänt.
Med digital kundkommunikation kan relevant leveransinformation dynamiskt delas med mottagaren som en del av transportflödet.
Det minskar behovet av att söka fram och kommunicera information manuellt när kunden frågar, samtidigt som mottagaren får bättre insyn i sin leverans.
Så blir transportdata ett bättre beslutsunderlag
Att registrera fler transporthändelser har inget egenvärde. Informationen blir värdefull först när den kan sättas i rätt sammanhang och användas.
Vägen från operativ händelse till bättre beslut kan beskrivas i fem steg:
1. Fånga det som händer
Första steget är att registrera relevanta transporthändelser där de uppstår.
En order kommer in. En rutt planeras. Chauffören genomför ett stopp. En leverans kvitteras eller en avvikelse registreras.
När informationen registreras digitalt skapas ett spår genom transportflödet. Händelser som annars riskerar att försvinna när arbetsdagen är slut kan då finnas kvar som en del av verksamhetens data.
2. Förstå händelsen i sitt sammanhang
En datapunkt säger sällan tillräckligt mycket på egen hand.
Att en leverans inte kunde genomföras säger en sak. Att verksamheten också vet vilken leverans det var, vilken rutt den tillhörde, vilket leveransfönster som var utlovat och varför den resulterade i en bomkörning säger betydligt mer.
Samma princip gäller förseningar, avvikelser eller förändringar under transporten. När händelserna kan kopplas till rätt transport och planering går det att förstå inte bara att något hände, utan också i vilket sammanhang.
3. Agera när något förändras
När informationen finns digitalt kan rätt person få bättre förutsättningar att agera när något förändras.
Transportledningen kan behöva hantera en avvikelse eller justera transportplanen. Kundtjänst kan behöva svara på en fråga. Mottagaren kan behöva informeras om en försening.
Digitaliseringen kortar därmed vägen mellan händelsen ute i transportflödet och den som behöver göra något åt den.
4. Lära av det som återkommer
När transporthändelser registreras över tid blir det möjligt att se mer än enskilda problem.
Verksamheten kan börja ställa frågor som:
Kör chaufförerna i planerad sekvens? Hur ofta håller vi våra utlovade leveransfönster? Hur många bomkörningar har vi? Vilka avvikelser återkommer?
Med uppföljning och analys av transportdata blir det lättare att se utvecklingen över tid och upptäcka återkommande mönster. Diskussionen behöver då inte enbart bygga på minnesbilder eller enskilda medarbetares erfarenhet.
5. Förbättra verksamheten
Nästa steg är att använda informationen för att förbättra verksamheten.
Om många leveranser missar sina tidsfönster kan transportplaneringen behöva ses över. Återkommande bomkörningar kan peka på problem med leveransinformation eller kommunikationen med mottagaren. Låg fyllnadsgrad kan skapa anledning att se över hur transporterna planeras.
Åtgärden kan handla om bättre grunddata, tydligare arbetssätt, bättre mottagarkommunikation eller smartare ruttplanering.
Systemet fattar inte verksamhetsbeslutet. Men ett digitaliserat transportflöde kan göra det tydligare vad verksamheten behöver agera på.
Vad kan ledningen faktiskt få syn på?
I en manuellt styrd transportverksamhet finns mycket av kunskapen hos människorna som arbetar med transporterna varje dag.
Transportledaren vet vilka rutter som brukar skapa problem. Chauffören känner till mottagarna där det ofta uppstår svårigheter. Kundtjänst märker när många kunder börjar ringa om sina leveranser.
Den erfarenheten är värdefull. När den kan kompletteras med data från transportflödet blir det också möjligt att sätta siffror på sådant som tidigare främst byggde på erfarenhet och magkänsla.
Leveransprecision
Hur ofta håller verksamheten de leveransfönster som har utlovats?
Genom att jämföra planerad och faktisk leverans blir det lättare att förstå om kundlöftet också håller när transportplanen möter verkligheten.
För ledningen skapar det en tydligare koppling mellan den operativa logistiken och det erbjudande företaget ger kunden.
Bomkörningar
Bomkörningar är ett exempel på ett problem som lätt kan döljas i den dagliga verksamheten.
Varje enskild bomkörning kanske löses snabbt, men återkommande bomkörningar kan innebära extra kostnader, administration och ytterligare leveransförsök.
När både händelsen och orsaken registreras går det att se om problemet är enstaka eller återkommande och vad som ligger bakom det.
Återkommande avvikelser
Avvikelser som hanteras en och en kan vara svåra att överblicka.
När de registreras digitalt går det att se vilka typer av avvikelser som uppstår, hur ofta de förekommer och var i transportflödet de återkommer.
Det gör det lättare att avgöra vilka problem som bör prioriteras.
Skillnaden mellan planerad och faktisk körning
Om chaufförerna ofta genomför stoppen i en annan ordning än den planerade kan det finnas anledning att förstå varför.
Återkommande skillnader kan ge värdefull information om exempelvis planeringen, rutterna eller de praktiska förutsättningarna ute på vägen.
Fyllnadsgrad och kapacitetsutnyttjande
Hur väl används den transportkapacitet verksamheten redan betalar för?
När fyllnadsgrad och kapacitetsutnyttjande blir synliga går det lättare att förstå hur effektivt fordonen används och var det kan finnas potential att optimera rutterna.
Kundtjänstfrågor kopplade till leveranser
Många frågor till kundtjänst kan vara symptom på bristande synlighet i transportflödet.
Om mottagaren behöver ringa för att få reda på när leveransen kommer, om den är försenad eller om chauffören redan har varit där, skapar det manuellt arbete i flera delar av organisationen.
Bättre leveransinformation kan därför både förbättra mottagarens upplevelse och minska det interna arbete som uppstår när information saknas.
Transportdata som underlag för hållbarhetsarbete
I takt med att lagkraven på klimatrapportering ökar blir det allt viktigare för verksamheter att ha koll på sina transportutsläpp.
När relevant transportdata finns digitalt kan organisationen få bättre förutsättningar att förstå transporternas utsläpp och skapa underlag för sitt hållbarhetsarbete. Läs mer om CSRD – Kraven för logistikbranschen.
Temperaturdata för kylda och frysta transporter
För verksamheter som transporterar kylda eller frysta varor finns ytterligare en dimension: temperaturen.
Här handlar ett digitaliserat transportflöde inte bara om effektivitet och kundkommunikation. Relevant temperaturdata kan också ge bättre kontroll över förhållandena under transporten, särskilt om avvikelser kan upptäckas när de inträffar.
Med telematik kan verksamheten följa både temperatur och fordonens exakta GPS-position i realtid, samtidigt som historiska värden finns tillgängliga för uppföljning. I pinDelivers TMS finns telematik som en inbyggd modul, vilket innebär att telematikdata samlas på samma ställe som ordrar och övrig transportinformation. Det gör det enklare att få en helhetsbild av transporten, agera på avvikelser och följa upp vad som har hänt i efterhand.
Det är särskilt viktigt vid leveranser där en temperaturavvikelse kan få större konsekvenser än en försening.
Från magkänsla till faktiska utfall
En erfaren transportorganisation kommer alltid att behöva människor som känner verksamheten. Syftet med digitalisering är inte att ersätta den kunskapen, utan att komplettera den med faktiska utfall från transportflödet.
Det gör det lättare att skilja ett problem som upplevs som stort från ett problem som faktiskt förekommer ofta eller har stor påverkan på verksamheten. Ledningen får därmed bättre förutsättningar att avgöra vilka problem som bör prioriteras och vilka förändringar som kan ge störst effekt.
Synliggör kostnaden bakom resultatet
En transportverksamhet kan leverera bra resultat samtidigt som processen bakom resultatet är onödigt resurskrävande.
Leveranserna kanske når kunden, men transportledaren har behövt ringa chaufförerna hela dagen.
Kundtjänsten kanske löser alla kundfrågor, men många av frågorna hade aldrig behövt uppstå med bättre leveransinformation.
Bomkörningen kanske löstes, men krävde ytterligare körning, administration och ett nytt leveransförsök.
När den typen av händelser inte registreras är det svårt för ledningen att se vad det faktiskt kräver att leverera resultatet.
Med ett digitaliserat transportflöde blir det enklare att identifiera var tid och resurser används i onödan. Genom att automatisera manuella moment, förbättra informationsflödet och effektivisera det dagliga transportarbetet kan verksamheten frigöra tid och minska sina kostnader.
Samtidigt får ledningen ett bättre underlag för att arbeta strategiskt med verksamhetens utveckling. När det blir tydligt var resurserna används och vilka moment som driver kostnader kan ledningen identifiera förbättringsmöjligheter, prioritera rätt insatser och fatta beslut som stärker både effektiviteten och lönsamheten.
Ett transportflöde som går att skala
Manuella transportflöden kan fungera bra så länge rätt personer finns på plats och volymerna är hanterbara.
Utmaningen blir tydligare när verksamheten växer.
Om varje ny kund, rutt eller leverans också ökar behovet av manuella överlämningar och speciallösningar kan komplexiteten växa snabbare än intäkterna.
Ett digitaliserat transportflöde gör informationen mindre personberoende och ger ledningen bättre insyn i hur verksamheten fungerar när volymerna ökar.
Det skapar bättre förutsättningar att avgöra nästa steg:
Behöver verksamheten fler resurser? Behöver processerna förändras? Eller finns det arbetsmoment som kan effektiviseras innan organisationen växer ytterligare?
Så kan pinDeliver knyta ihop transportflödet
pinDeliver hjälper transportörer, grossister och andra verksamheter med intensiv distribution att digitalisera transportflödet och samla informationen som behövs från planering till genomförd leverans.
Plattformen kan användas för flera delar av flödet. På lager och terminal kan HubbAppen användas för bland annat ankomst-, sorterings- och lastningsskanning och skapa spårbarhet i godshanteringen.
Transportledningen kan arbeta digitalt med ruttplanering, medan chauffören kan få och registrera leveransinformation i chaufförsappen. Mottagaren kan hållas informerad genom digital kundkommunikation, och för verksamheter med behov av fordons- och temperaturdata kan även telematik bli en del av samma flöde.
pinDeliver kan användas som ett komplett transportledningssystem, eller integreras med de befintliga system man redan har. Genom integrationer med ERP, WMS, TA-system och andra TMS kan verksamheter som vill behålla delar av sin befintliga miljö låta informationen följa med vidare in i transportplaneringen.
När fler delar av transportflödet hanteras digitalt blir det också lättare att använda informationen för uppföljning och analys av exempelvis leveransprecision, bomkörningar, avvikelser och fyllnadsgrad – både i den dagliga verksamheten och över tid.
Från transportdata till beslutsunderlag
Ett digitaliserat transportflöde handlar i slutändan inte om att samla så mycket data som möjligt, utan om att göra det som faktiskt händer i transportverksamheten synligt och användbart.
När den operativa verkligheten blir synlig får ledningen bättre förutsättningar att förstå var problemen finns, vad de kostar och vilka förbättringar som bör prioriteras.
Läs mer om vad ett TMS är och hur det fungerar, hur ni lyckas med en TMS-implementation eller utforska pinDelivers plattform.
FAQ: Vanliga frågor om digitaliserade transportflöden
Ett digitaliserat transportflöde innebär att relevant information kan följa transporten från planering till genomförd leverans. Händelser som annars hanteras manuellt kan registreras digitalt och kopplas till rätt transport, rutt och leverans.
Det skapar ett sammanhängande informationsflöde där det blir lättare att följa vad som planerades, vad som faktiskt hände och vilka avvikelser som uppstod.
När transporthändelser registreras digitalt blir det möjligt att jämföra planering med faktiskt utfall och följa utvecklingen över tid.
Ledningen kan exempelvis få bättre underlag för att förstå leveransprecision, bomkörningar, avvikelser, kapacitetsutnyttjande och andra delar av transportverksamheten. Det gör det lättare att upptäcka återkommande problem och prioritera rätt förbättringar.
Det beror på verksamhetens mål och transportupplägg. Relevant data kan exempelvis vara leveransprecision, bomkörningar och orsakerna bakom dem, avvikelser, fyllnadsgrad, kapacitetsutnyttjande, transportrelaterade utsläpp och temperaturdata för kylda eller frysta transporter.
Poängen är inte bara att ge ledningen mer data, utan att ge bättre underlag för de beslut som behöver fattas.
Vill du se hur ett TMS kan funka för din verksamhet?
Vill du satsa på en digitaliserad logistik och få en mer hållbar verksamhet?
Prata med oss om hur det kan se ut.
