Ruttoptimering

En guide till digital ruttoptimering för dig inom distribution- och logistikledning

Är din verksamhet redo för ett kliv bortom manuella processer? Den här guiden ger dig underlag och tips på hur du kan digitalisera verksamhetens ruttplanering för en effektivare last mile logistik.

För dig som vill minska kostnad för sista milen

Du kanske ansvarar för logistik eller arbetar som transportplanerare. Din verksamhet hanterar intensiv distribution till många mottagare, och du ser dagligen utmaningarna med manuell ruttplanering.

Det är ett tidskrävande och personberoende arbete, som blir alltmer komplext i takt med förändrade krav från kunder och godsmottagare eller vid till exempel införande av elfordon där hänsyn måste tas till även räckvidd och laddningstid. En huvudvärk som oundvikligen resulterar i tidskrävande planering där också risken för fel och dåligt optimerad fyllnadsgrad blir påtaglig.

Den här guiden är till för dig som ser potentialen i digital ruttoptimering, och vill veta var du börjar. För dig som vill förbättra verksamhetens processer och arbeta datadrivet och proaktivt. För dig som vet att ruttoptimering spelar en avgörande roll i att lyfta kvalitén i er logistik och att digitalisering kan säkerställa maximal nyttjandegrad med effektivare rutter.

Vad är egentligen ruttoptimering?

Ruttoptimering är en process för att beräkna den mest effektiva rutten för ett fordon eller en hel fordonsflotta, och planlägga denna utefter specifika krav. Kraven kan exempelvis innefatta kortare körsträcka, lägre bränsleförbrukning och högre nyttjandegrad av tillgängliga resurser – både fordon och chaufförer. För att prata om optimering på riktigt väger vi även in maximerad produktivitet, bemötande av kundkrav och att planeringen strävar mot hög kundnöjdhet.

Varför digitalisera? Vår ruttoptimering funkar bra idag…

Många verksamheter i transport- och logistikbranschen – även stora grossister och transportörer – arbetar fortfarande med manuell ruttoptimering eller till stor del statiska fasta turer. Transportplanerare sitter fast i otillräckliga system, kompletterat med Excel-ark och manuella processer för att lösa en uppgift där rätt digitalt verktyg kunnat hjälpa dem utföra uppgiften både snabbare och bättre.

Denna verklighet menar vi fungerar dåligt, jämfört med digitala alternativ. Dålig nyttjandegrad av befintliga resurser såväl som mindre fel kan enkelt orsaka stora merkostnader och försämrad leveransupplevelse. Även en ”ganska bra” ruttplanering leder ändå till ineffektiv fyllnadsgrad och onödigt höga bränslekostnader och CO2-utsläpp, samt missnöjda kunder när planering och utförande inte möter kravbilden.

Vårt eget ruttoptimeringssystem pinDeliver – visst, vi är lite jäviga här men siffrorna talar ändå för sig själva – skapar en påtaglig och mätbar förbättring i allt från tid, sträcka, fyllnadsgrad, bränsleförbrukning och inte minst kvalitét. Lika påtaglig är den frigjorda tiden internt. Vår kund GDL såg exempelvis att pinDeliver sparade 30% av trafikledarens tid. Och lika värdefullt är möjligheten att genom ett ruttoptimeringssystem kunna arbeta datadrivet med affärsutveckling, som vår kund Martin & Servera gör.

Digital ruttoptimering är en kritisk investering för en verksamhet som vill maximera sin transporteffektivitet, minska driftskostnader och höja kvalitén. Uppdragsgivare och godsmottagare ställer därtill allt högre krav på förutsägbara leveranser med större insyn i leveransprocessen. Ett modernt ruttoptimeringssystem kan idag fungera som en konkurrensfördel som gör skillnaden mellan ett lönsamt och olönsamt leveransuppdrag. I upphandlingar, där exempelvis automatiska leveransaviseringar och omedelbar och utförlig statusrapportering på utförda uppdrag är ett krav, blir ett ruttoptimeringssystem närmast en nödvändighet.

Läs mer från PostNord tillsammans med HUI Research om trender på konsumentmarknaden avseende bl.a leveranser och leveransupplevelse.

Fördelar med digitalt optimerade rutter

Ruttoptimering erbjuder en mängd fördelar som kan transformera din leveranskedja. Här är några av de viktigaste vinsterna:

1. Minskade kostnader

Genom att enkelt och effektivt kunna planera för samdistribution av gods och även kombinera leveranser och upphämtning i samma tur så maximerar du din fyllnadsgrad och minskar både tidsåtgång och bränslekostnader.

2. Sparad tid

Med digital ruttoptimering kan en dynamisk ruttplanering som tidigare tog upp till flera timmar att genomföra nu göras på 10-20 sekunder (med pinDelivers ruttoptimering specifikt), vilket frigör tid för andra viktiga uppgifter och proaktivitet.

3. Personoberoende

Digitalisering av ruttoptimering gör arbetet mindre beroende av enskilda personer, som ofta utgör en ofrivillig flaskhals. Detta möjliggör effektiv drift även vid sjukdom eller semester och gör överlämningar snabbare och tryggare. Transportledningen kan fokusera på att justera detaljer, analysera utfall och hitta förbättringar – vilket skapar en smidigare och mer skalbar verksamhet där mer tid kan läggas på att blicka framåt.

4. Färre avvikelser

En optimal ruttplanering med ett digitalt verktyg säkerställer att dina leveranser är konsekventa, och genomgående håller hög kvalitet. Risken för avvikelser minskar och du kan lita på dina processer varje dag. Det kan även dina kunder och godsmottagare.

5. Lägre CO2-utsläpp

Optimerade rutter minskar ineffektiva körningar och onödig bränsleförbrukning, vilket i sin tur minskar ert CO2-avtryck och gör din verksamhet mer hållbar. Ett bra ruttoptimeringssystem kan även hantera elfordon och deras krav på laddtider. Med ett digitalt system får du även de verktyg du behöver för att ta fram underlag till hållbarhetsrapportering, och på sikt även för EUs nya CSRD-direktiv.

Läs mer via Svenskt Näringsliv om CSRD-direktivet

6. Nöjdare godsmottagare och kunder

Förutsägbara leveranser ger nöjda godsmottagare och uppdragsgivare. Genom att erbjuda förbättrad leveransprecision, dynamisk ETA (Estimated Time of Arrival) för godsmottagare att förhålla sig till, och därtill användarvänliga gränssnitt för kommunikation och interaktion så kan du överträffa kundernas och godsmottagarnas förväntningar för att öka nöjdheten. Just vår lösning erbjuder även verktyg för att enkelt arbeta proaktivt med feedback och ärendehantering kopplat till leveransuppdrag.

Så hur fungerar ruttoptimering?

Ruttoptimering använder matematiska modeller och avancerade algoritmer för att analysera en stor mängd data om alla parametrar som påverkar den totala effektiviteten av en leveransrutt.

Ruttoptimeringen är kärnprocessen, men utan en enkel och effektiv insamling av relevant data samt verktyg för överskådlig analys – ihop med enkel implementation i verksamheten – blir ruttoptimeringen bara ett matematiskt verktyg som inte ger det man tänkt.

Ett modernt Ruttoptimeringssystem, som pinDeliver, inkluderar därför de komponenter och gränssnitt din verksamhet behöver för att säkra effektiv och verksamhetsnära ruttoptimering:

Första steget är att samla in all relevant data. Ett bra Ruttoptimeringssystem bör ha gränssnitt och enkla integrationsmöjligheter till andra system för att effektivt samla in denna data till din ruttoptimeringsprocess.

Exempelvis:
• Leveransadresser
• Körsträckor
• Typ av gods
• Vikter och volymer
• Lastning- och lossningstider
• Fordonskapacitet och -egenskaper
• Kundkrav på tidspassning
• Returhantering
• Hastighetsbegränsningar
• Trafikinformation
• Etc.

Insamlad data analyseras för att förstå hur de olika faktorerna påverkar ruttplaneringen, och nyttjandet av fordonsflottan. Med hjälp av algoritmer beräknas därefter den mest effektiva rutten – med hänsyn tagen till kravspecifikation och all relevant data.

Ett bra verktyg hittar rätt balans mellan faktorer såsom fordonsresurser och fyllnadsgrad, för att nå ett optimalt resultat för just din kravbild. En väl fungerande ruttoptimering kan inom loppet av 10-20 sekunder analysera stora mängder data och beräkna rutter som innefattar hundratals stopp. Med pinDeliver får du även möjlighet att mixa fasta turer med dynamisk ruttoptimering och samdistribuera olika gods.

Moderna Ruttoptimeringssystem presenterar ruttoptimeringens förslag på ett lättöverskådligt sätt och erbjuder goda möjligheter för att både justera och berika rutterna, innan man låser planeringen och börjar tilldela uppdragen till chaufförer eller anlitade transportörer – på ett smidigt sätt.

Genom mobilanpassade gränssnitt i Ruttoptimeringssystemet kan chaufförerna interagera enkelt med systemet. Ett bra verktyg gör det möjligt för chaufförer att bland annat:

• Registrera leveranser och returer
• Samla in digitala signaturer (POD)
• Fotografera gods och avlämningsplatser
• Skanna kollin och lastbärarare
• Samla in och registrera tomgods
• Registrera avvikelser

Chaufförernas interaktion föder Ruttoptimeringssystemet med utfall och status i realtid vilket i sin tur omedelbart kan delas med transportledning, godsmottagare och uppdragsgivare. Grunden för att möjliggöra allt detta är den digitala ruttplaneringen.

Utmaningar inom ruttoptimering

Vi ser att de vanligaste utmaningarna beror på just avsaknad av ett bra digitalt verktyg, samt att manuella processer trots sina brister kan vara svåra för verksamheten att släppa. Här summerar vi några av de vanligaste upplevda utmaningarna:

Saknar man kapacitet (i form av tid, personal, och expertis) att dagligen räkna på alla faktorer som påverkar dagens rutter så blir det självklart omöjligt att skapa den mest kostnadseffektiva planeringen för sin logistik. En robust digital lösning kan mycket snabbt hantera alla nödvändiga variabler på en högre nivå, och föreslå genomarbetade underlag till transportledningen.

När manuell ruttplanering ofta ligger i huvudet på några få nyckelpersoner med unik expertis, blir företaget sårbart vid sjukdom eller personalförändringar. Det försvårar också möjligheten att skala upp verksamheten. Arbetet blir mindre flexibelt. Ännu svårare blir det varje gång förutsättningarna för den dagliga planeringen förändras – företaget vinner exempelvis en ny kund eller fordonsflottan kompletteras med elfordon.

Transportledare måste ofta jonglera mellan fasta turer, föränderliga dagliga leveransbehov och önskemål om att samdistribuera olika uppdrag. Ekvationer som blir betydligt enklare att hantera med ett Ruttoptimeringssystem.

En av de största utmaningarna för transportledare är att hantera oförutsedda händelser, som ofta sker nära inpå att leveranserna ska lämna terminalen eller som uppstår under pågående leveransuppdrag. Det kan handla om att delar av godset som ska levereras inte ankommit till terminalen, sena förändringar i kundorder, eller att transportfordon råkar ut för ett driftstopp under pågående körning. Med ett Ruttoptimeringssystem kan den här typen av händelser hanteras smidigt och med full insyn för samtliga berörda.

Sist men motsatsen till minst – många företag är fortfarande beroende av manuella processer som tar tid och är sårbara för mänskliga fel. Att välja ett digitalt verktyg för sin ruttoptimering innebär en verksamhetsförändring i form av delvis nya arbetsprocesser och rutiner som kan uppfattas som skrämmande.

Vår erfarenhet är inte att transportledare räds för att ”förlora jobbet” – snarare ser de ofta först av alla hur viktig förändringen är, och vilka möjligheter det skulle innebära för dem att arbeta mer med kvalitet och proaktivitet.

Som bolag är man kanske rädd för investeringar och förändringar som riskerar att orsaka mer stök än förbättringar i själva kärnverksamheten, med exempelvis långdragna och resurskrävande implementationer inom ett område där man dessutom saknar egen IT-kompetens att luta sig mot.

Det är viktigt att välja en flexibel lösning som enkelt integrerar med befintliga system och som kontinuerligt vidareutvecklas för att möta morgondagens behov. Men minst lika viktigt är det att välja en erfaren partner som kan vara en aktiv hjälp i både i den tekniska implementationen och i verksamhetsförändringen.

Läs mer om hur pinDeliver hjälpt stora och små kunder att lyckas med digitaliseringen.

Hur bedömer man verktygen som finns därute?

För att lyckas med införandet av ett digitalt ruttoptimering behöver man alltså både rätt verktyg och rätt strategi.

Grundbulten är självklart att fastställa behovet. Har ni störst behov av en digital lösning för enbart enklare form av ruttplanering för exempelvis stora inslag av linjetrafik, eller är behovet bredare och ska kunna hantera större mängder av distribution med dynamiska förändringar och som passar verksamheter med tydlig fokus på Last Mile?

Vår egen tjänst, pinDeliver, är av det senare slaget och ett av marknadens mest kompletta och moderna verktyg inom Last Mile Logistics.

Oavsett val av systemleverantör behöver ett verktyg med gott stöd för intensiv distribution och Last Mile Logistics kunna erbjuda dig:

För full insikt och kontroll över varje leveransmoment. Detta innebär i sin tur att verktyget behöver kunna hantera rätt typer av data relevant för last mile och göra det enkelt att inhämta, uppdatera och bearbeta denna data i realtid.

Ett system som är tillgängligt för alla i teamet och oberoende av enskilda nyckelpersoner. Verktyg som är onödigt komplexa eller saknar intuitivt gränssnitt är ofta verktyg som inte kommer att användas brett eller korrekt.

Lösningen måste kunna växa med din verksamhet och anpassa sig efter nya krav. Här rekommenderar vi att titta på hur enkelt det är för lösningen att hantera nya parametrar och regelverk, plötsligt ökad eller minskad volym, etc. Leverantören bör även ha en strukturerad plan för sin löpande produktutveckling och gärna säkerställa att du får uppdateringar löpande.

Ett bra verktyg är ett verktyg som används och uppskattas – av dig och dina kollegor, av chaufförer och av kunder. Underskatta inte vikten av ett intuitivt gränssnitt och hur snabbt det går att utföra viktiga operationer eller hämta ut data.

Till sist, var uppmärksam på vilken typ av insikter du kan få ut av den data som verktyget gör tillgängligt. Går det att få ut underlag för återvinning och hållbarhetsrapporter, eller förstå hur din effektivitet förändras över tid? Kan du använda denna data på ett bra sätt inom affärsutveckling eller vid upphandlingar?

Hur kommer man igång med digital ruttoptimering?

Är du redo och vill titta närmare på hur ett modernt Ruttoptimeringssystem kan stötta er verksamhet och skapa möjligheter, men också vilka avgränsningar man bör göra – och hur man förbereder organisationen för ett lyckosamt projekt?

Då ser vi tre viktiga punkter att följa:

Det är viktigt att välja en partner med bred erfarenhet och kunnande inom området, som kan hjälpa er genom alla delar i ett projekt – från konsultation till lösningsförslag och vidare till en lyckad implementation med löpande uppföljning och support.

• Rätt partner bör besitta ett tekniskt kunnande som kan översättas i verklig och begriplig nytta för er verksamhet.
• Rätt partner bör ha en gedigen verksamhetsförståelse och förstå era behov.
• Rätt partner bör ha tydliga rutiner för implementation och projektledning.
• Rätt partner har djup erfarenhet och referenser från genomförda projekt hos liknande kunder.

Återigen, självklart är vi lite jäviga, men pinDeliver har under mer än ett årtionde hjälpt mängder av bolag med krävande distributionsuppdrag att digitalisera för att nå högt ställda effektmål, ökad konkurrenskraft, och nöjdare godsmottagare och uppdragsgivare.

Kartlägg era nuvarande utmaningar och behov. Låt din partner vara delaktig i processen, och dela med sig av erfarenheter och förslag från andra liknande verksamheter. Glöm inte att implementering av nya system är lika mycket ett verksamhetsprojekt som det är ett IT-projekt.

En integration med exempelvis affärssystem är ett tryggt sätt att säkerställa korrekt orderdata för ruttplaneringen, men även för att automatiskt sköta löpande uppdateringar tillbaka till affärssystemet från Ruttoptimeringssystemet. Med pinDeliver är integrationen alltid smidig och enkel, med en stor mängd färdiga integrationer och bästa förutsättningar för anpassningar till just er miljö.

Vill du se hur digital ruttoptimering kan funka för dig?

Vill du satsa på bättre ruttoptimering och få retur på investeringen?

Prata med oss om hur det kan se ut.

Vidare läsning

GDL sparar upp till 30% av en trafikledares arbete med pinDeliver

GDL arbetar både lokalt och rikstäckande efter devisen – Trygg hela vägen. Verksamheten består av ett starkt koncept med erbjudande inom transport-, maskin- och logistiktjänster. Läs om hur de använder pinDeliver idag.

Home Furnishing Nordic har fått ägarskap över sitt logistikflöde med pinDeliver

Home Furnishing Nordic AB är en av norra Europas största e-handlare inom möbler och inredning. Läs om hur de använder pinDeliver för sina last mile leveranser.