Transportplanering: så får du ihop order, fordon och förare

Transportplanering handlar om att bestämma vilka leveranser som ska köras, med vilket fordon, av vilken förare och i vilken ordning. Det låter enkelt. Men när order kommer in sent, kunder har tidsfönster och en bil går sönder klockan sju på morgonen blir planeringen snärt dagens viktigaste jobb.

Här går vi igenom hur transportplanering fungerar, vad som gör en plan bra och när det är dags att lämna Excel.

Transportplanering är arbetet med att omvandla order till körbara turer. Planeraren matchar det som ska levereras mot de resurser som finns: fordon, förare, kapacitet och tid.

Målet är att leverera rätt saker i tid, till så låg kostnad som möjligt och utan att överbelasta bilar eller förare.

En komplett transportplanering täcker oftast de här delarna:

• Orderhantering: vad ska levereras, var, när och hur mycket. I moderna TMS som pinDeliver kan ordern komma direkt från affärssystem eller webbshop via integrationer.
• Resursplanering: vilka fordon och förare som finns, och vilken kapacitet de har i vikt, volym, pallplatser och temperaturzoner. Med telematik ser du även var bilarna är och hur temperaturen ligger.
• Ruttplanering: vilken ordning stoppen ska köras i och vilken väg bilen tar. Läs mer om ruttplanering.
• Lastplanering: hur godset placeras i bilen, så att det som levereras först ligger lättast till. Skannas godset vid lastning, till exempel i en hubbapp, syns det också i planen.
• Tidsplanering: leveransfönster, öppettider hos mottagare och förarnas kör och vilotider.
• Kommunikation: att förare får sina körorder och att mottagare vet när leveransen kommer.
• Uppföljning: vad som faktiskt hände jämfört med planen. Läs mer om uppföljning och analys.

Transportplanering sker på olika tidshorisonter. Det hjälper att skilja på dem, eftersom besluten skiljer sig åt.

Den operativa planeringen syns mest i vardagen. Men många problem där har sin grund på den taktiska nivån, till exempel fasta turer som inte setts över på flera år eller för få bilar i ett växande område. Med ett modernt TMS som pinDeliver blir det lättare att se när turerna behöver göras om, eftersom plan och utfall finns på samma ställe.

1. Samla in order. Order kommer från affärssystem, webbshop, mejl eller telefon. Ju tidigare de är på plats, desto bättre plan.
2. Kontrollera förutsättningarna. Vilka bilar och förare finns i dag? Finns det sjukdom, service eller särskilda krav som kyla eller bakgavellyft?
3. Fördela order på fordon. Gruppera leveranser geografiskt och efter kapacitet, så att varje bil kör en rimlig tur.
4. Lägg stoppordningen. Bestäm i vilken ordning stoppen körs med hänsyn till tidsfönster, trafik och lastordning. Med digital ruttoptimering räknas ordningen fram på sekunder i stället för timmar.
5. Skicka ut planen. Förarna får sina turer, helst digitalt i en chaufförsapp, och mottagare kan aviseras om beräknad leveranstid.
6. Hantera förändringar under dagen. Nya order, avbokningar, köer och avvikelser kräver att planen justeras medan bilarna är ute.
7. Följ upp. Jämför plan mot utfall: hölls tiderna, hur fulla var bilarna, och varför misslyckades vissa leveranser?

De flesta verksamheter använder någon av två grundmodeller, eller en blandning.

Många hamnar i en mellanväg: fasta turer som grund, där extraorder och avvikelser planeras in dynamiskt. I ett TMS som pinDeliver går det att kombinera båda, och även samdistribuera olika typer av gods.

En bra plan går att köra i verkligheten, inte bara på papper. Det betyder att den tar hänsyn till:

• Tidsfönster: mottagarens öppettider och önskade leveranstider.
• Kapacitet: vikt, volym, pallplatser och temperaturzoner i varje bil.
• Kör och vilotider: enligt EU-reglerna får en förare normalt köra högst nio timmar per dag och ska ta 45 minuters rast efter 4,5 timmars körning.
• Lossningstid: hur lång tid varje stopp faktiskt tar, inte bara körtiden mellan dem.
• Lokal kunskap: portkoder, lastkajer, förbjudna gator och kunder som bara tar emot via bakvägen.
• Marginaler: utrymme för köer och sena order, utan att bilarna står halvtomma.

• Kunskapen sitter i en persons huvud. När den erfarna planeraren är sjuk eller på semester blir planen sämre.
• Sena och ändrade order. Planen som var klar klockan 16 gäller inte klockan 06.
• Dubbelarbete. Order skrivs in manuellt från mejl till Excel och sedan till körorder.
• Dålig överblick under dagen. Planeraren vet inte var bilarna är eller hur långt de hunnit.
• Missade leveranser. Mottagaren var inte hemma eller på plats, och bilen måste köra igen.
• Ingen uppföljning. Utan data om utfallet blir det svårt att se vad som borde planeras annorlunda.

Excel, whiteboard och papper fungerar bra när verksamheten är liten och stabil. Det är flexibelt och alla kan det.

Det börjar skava när något av det här stämmer:

• Planeringen tar mer än en timme per dag.
• Ni har fler än ett par bilar och orderna varierar från dag till dag.
• Kunderna frågar ofta när leveransen kommer.
• Ni vet inte säkert hur fulla bilarna är eller hur många leveranser som misslyckas.
• Ingen annan än en person kan lägga planen.
• Ni vill kunna följa upp utfallen

Då kan det vara värt att titta på ett digitalt transportledningssystem. Läs mer om vad ett TMS är, hur du väljer rätt TMS och hur en TMS-implementation går till. Vill du räkna på vad det kan ge? Testa vår ROI-kalkylator.

Poängen är inte att mäta allt, utan att se mönster som gör nästa plan bättre. Exempelvis är körda kilometer per leverans grunden för klimatredovisning (läs mer om hållbara leveranser och CSRD), och transportdata blir beslutsunderlag för ledningen (läs Så ger ett digitaliserat transportflöde ledningen bättre beslutsunderlag).

En transportplanerare, ibland kallad transportledare, ansvarar för att dagens och morgondagens transporter fungerar. Rollen innebär ofta att:

• lägga turer och fördela order på bilar och förare
• ha kontakt med förare, kunder och lager under dagen
• hantera avvikelser och lägga om planen när något händer
• följa upp kostnader, leveransprecision och kapacitet

Ett bra verktyg ersätter inte planeraren. Det tar bort det manuella pusslet, så att planeraren kan lägga tiden på det som kräver erfarenhet. Hos GDL kunde man spara upp till 30 procent av en trafikledares arbete genom att använda pinDeliver.

1. Skapa en stabilare transportplanering. Samla era transportuppdrag i ett modernt TMS, exempelvis pinDeliver, och få bättre överblick över dagens leveranser. Planera utifrån aktuella order, tillgängliga resurser och leveranskrav.
   
   
2. Optimera era rutter. Med ruttoptimering kan ni planera smartare körordningar, minska onödiga körsträckor och utnyttja era fordon mer effektivt.
   
   
3. Anpassa planeringen i realtid. Nya uppdrag, förseningar och förändrade förutsättningar behöver inte innebära att hela planeringen faller. Med ett modernt TMS kan ni justera körningar och följa transporterna medan de pågår.
   
   
4. Håll mottagaren uppdaterad automatiskt. Med digital kundkommunikation får mottagaren leveransaviseringar och uppdaterade beräknade ankomsttider. Det minskar behovet av manuella samtal och gör leveransupplevelsen smidigare.
   
   
5. Följ upp och förbättra med transportdata. Jämför planerade körningar med faktiska utfall. Med digital uppföljning och analys kan ni identifiera avvikelser, upptäcka förbättringsmöjligheter och fatta mer välgrundade beslut.

Effektiv transportplanering handlar inte bara om att hitta den bästa rutten. Med ett modernt transportledningssystem som pinDeliver får ni stöd för hela transportflödet – från planering och optimering till genomförande, uppföljning och analys.

Med pinDelivers plattform kan ni samla, planera och optimera hela transportflödet på ett och samma ställe. Systemet stödjer både fasta turer och dynamisk ruttplanering, där leveranser kan fördelas och körordningen optimeras utifrån exempelvis adresser, leveranstider och tillgängliga resurser. Det gör det enklare att minska onödiga körsträckor, förbättra kapacitetsutnyttjandet och effektivisera det dagliga planeringsarbetet. De färdiga körningarna skickas direkt till chaufförernas app, samtidigt som transportledaren kan följa leveranserna i realtid och anpassa planeringen när förutsättningarna förändras. 

Plattformen används bland annat av grossister som Martin & Servera, kyl- och frysdistributörer och kommuner med samordnad varudistribution. Se fler kundcase.